Használható ajánlat akkor készülhet, ha a beszállító ugyanazt a feladatot látja, amelyet te szeretnél megoldani. A „száz darab céges ajándékot keresünk” megkeresés jó kezdet, de nem derül ki belőle a keret, az átadás módja vagy az, hogy kész csomagot vagy egy nagyobb válogatásba kerülő teát szeretnél.

Nem kell a teljes projektet lezárnod az első levél előtt. Az a cél, hogy a fontos keretek világosak legyenek, a még nyitott kérdések pedig láthatóan nyitva maradjanak. Így a következő egyeztetés már valódi lehetőségekről szólhat.

Az első megkeresés nyolc adata

  • Kinek szól az ajándék: munkatársaknak, üzleti partnereknek vagy más címzetti körnek?
  • Hány darabbal számoltok, és ez végleges szám vagy becslés?
  • Mi a csomagonkénti vagy teljes keret, és milyen adótartalommal értendő?
  • Mikorra kell a küldeménynek beérkeznie, és mikor lesz az átadás?
  • Egy címre vagy több telephelyre kerül a rendelés?
  • Egy tasak teát, teaválogatást, tea–gyertya párost vagy más összeállítást keresel?
  • Szükséges-e külön külső csomagolás, kártya vagy személyre szabás?
  • Ki dönt a tartalomról, és mikorra várható a megrendelés jóváhagyása?

Ha valamelyik adat bizonytalan, jelöld mennyiségi sávként vagy kérdésként. A „60–80 darab, a végleges lista jövő héten készül el” informatívabb, mint egy biztosnak látszó, később jelentősen változó darabszám.

Másolható első levélminta

Tárgy: Céges teaajándék ajánlatkérés – [darabszám] db, [beérkezési dátum]

Kedves 17:01 Csapat!

[Munkatársainknak / üzleti partnereinknek] keresünk ajándékot [alkalom] alkalmából. Várhatóan [darabszám vagy sáv] csomagra lenne szükségünk, [egy / több] szállítási helyszínnel.

A kívánt beérkezés [dátum], az átadás [dátum]. A keretünk [összeg] [nettó / bruttó] csomagonként, amelybe [beleértjük / külön tervezzük] a külső csomagolást, a kártyát és a szállítást.

Elsősorban [tea / teaválogatás / tea és 17:01 gyertya] összeállítás érdekel. Külön igényünk: [rövid leírás vagy nincs].

Kérjük, jelezzétek az aktuálisan megvalósítható tartalmat, a tételes költségeket, a mennyiségi feltételeket és a vállalható ütemezést. A belső döntésünk tervezett időpontja [dátum].

Köszönettel: [név, cég, elérhetőség]

A minta mezőit küldés előtt töltsd ki, a nem releváns változatokat töröld. Ez érdeklődő levél, nem megrendelés. A pontos tartalmat és feltételeket az egyeztetés során rögzítsétek.

Mit kérj vissza a válaszban?

Az ajánlat nevezze meg a termékeket, a kiszerelést és a darabszámot. Legyen egyértelmű a külső csomagolás, a kártya, az összeállítás és a szállítás köre. Kérdezz rá az ajánlat érvényességére, a véglegesítéshez szükséges adatokra és arra, hogy mikor válik visszaigazolttá a vállalás. A költségtervezési útmutató segít összehasonlítható táblázatot készíteni.

Ha két alternatívát kérsz, legyen közöttük világos különbség: például tea önmagában, illetve tea gyertyával. A tíz, apró részletben eltérő változat sokszor inkább lassítja a döntést, mint segíti azt.

Mi ér rá a következő körben?

A végleges kártyaszöveg, a nyomdakész grafika és az átadás napi belső beosztás rendszerint az alapváltozat kiválasztása után készül el. A lehetséges személyre szabást viszont már az elején jelezd, mert befolyásolhatja az árat és a határidőt. A karácsonyi időzítési tervben ezek külön jóváhagyási pontként szerepelnek.

A 17:01 céges ajándék oldalán elküldheted az érdeklődésedet. Ha még az összeállítás sem dőlt el, előbb a céges ajándékozás teljes útmutatóját érdemes átnézni.