A karácsonyi céges ajándékozás határideje nem egyszerűen december 24. A legtöbb cégnél a belső ünnepség, az év végi személyes találkozó vagy az utolsó közös munkanap a valódi átadási pont. Ebből érdemes visszafelé tervezni a rendelés beérkezését és az azt megelőző döntéseket.
Nincs minden rendelésre igaz kezdési dátum. A mennyiség, a készlet, a személyre szabás és a kézbesítés módja együtt határozza meg, mi vállalható. Az alábbi munkamenet szervezési váz, nem a 17:01 által ígért gyártási vagy szállítási idő.
Az átadás és a beérkezés két külön mérföldkő
Az átadás napján már legyen a helyén a csomag. Előtte valakinek át kell vennie a küldeményt, ellenőriznie kell a darabszámot, és szükség esetén tovább kell osztania a telephelyek között. Ha az ajándékot helyben csomagoljátok, ehhez is emberre, asztalfelületre és időre van szükség.
Egy december 10-i átadásnál például a december 10-i beérkezés csak akkor lehet elfogadható, ha a megrendelő tudatosan vállalja a hozzá kapcsolódó szervezést és bizonytalanságot. A megbízhatóbb terv külön rögzíti a szükséges beérkezést. A dátumok közötti tartalékot a konkrét feladat és a visszaigazolt feltételek alapján határozzátok meg.
Írd le a folyamatot egyetlen táblázatban
| Mérföldkő | Elkészülő eredmény | Kijelölt felelős |
|---|---|---|
| Cél és keret jóváhagyása | Címzetti kör, összkeret, választási irány | Belső döntéshozó |
| Ajánlatkérés | Darabszám, határidő, szállítási pontok, tartalom | Beszerzést szervező személy |
| Változat kiválasztása | Egyértelműen elfogadott csomagtartalom | Jóváhagyó |
| Véglegesítés | Végleges mennyiség, szöveg, egyeztetett kivitel | Projektgazda |
| Beérkezés | Átvett és ellenőrzött küldemény | Átvevő |
| Átadás | Szétosztott csomagok, rendezett maradék | Helyi felelősök |
A táblázatba konkrét neveket és belső céldátumokat írj. A „marketing intézi” megjelölés sokkal bizonytalanabb, mint egy elérhető kapcsolattartó, akinek van döntési lehetősége a saját részében.
A végleges darabszámnak is legyen dátuma
Ha a partnerlista vagy a munkatársi létszám változik, ne hallgasd el az ajánlatkérésnél. Kezdetben adhatsz mennyiségi sávot, majd az egyeztetés során rögzíthetitek, meddig és hogyan véglegesíthető a rendelés. A plusz darabok, a kártyaszöveg javítása és az új szállítási cím egyaránt új szervezési feladatot jelenthet.
A grafikai jóváhagyást is ugyanarra a méretre és fájlra adjátok, amely valóban felhasználásra kerül. A képernyőképen megfelelő szöveg kis kártyán olvashatatlan lehet. A céges logó elhelyezéséről szóló cikk külön foglalkozik a valós méretű próbával.
Ha már kevés az idő
Elsőként kérdezz rá a készleten lévő termékekre és a legegyszerűbb megvalósítható összeállításra. Egyetlen íz, egységes kísérőkártya és egy átvételi hely kevesebb külön munkalépést jelenthet. Ez azonban nem automatikus gyorsított vállalás: a lehetőséget ugyanúgy vissza kell igazoltatni.
Érdemes különválasztani a fontos és a későbbre halasztható elemeket. A pontos darabszám, a tartalom és a beérkezés alapfeltétel. A sok különböző kártyaváltozat vagy egy különleges külső díszítés lehet opcionális. Ha egy ötlet már nem megvalósítható, inkább válassz egy másik, világosan vállalt megoldást.
Az átadás után zárd le a szervezést
Jegyezd fel, melyik időpontnál csúszott a belső döntés, mennyi csomag maradt, és hogyan működött a telephelyek közötti szétosztás. Ebből használható alap születik a következő évre, vásárlói reakciók vagy eredmények kitalálása nélkül. A címzettek visszajelzését külön, önkéntes beszélgetésként kezeld.
A teljes céges ajándékozási útmutató összekapcsolja az időzítést a tartalommal és a kerettel. A céges ajánlatkérésben a kívánt beérkezés dátumát add meg, a levélmintával pedig előre összerendezheted a szükséges adatokat.